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Sevitalia Sicurezza » Vigilanza Privata » Gestione della corrispondenza

La gestione della corrispondenza : il nostro approccio

Gestione della corrispondenzaSevitalia Sicurezza Srl ha strutturato i suoi servizi di gestione della corrispondenza in modo flessibile ed adattabile al contesto operativo in cui si inserirà. Gli obiettivi del nostro Istituto di vigilanza privata in questo ambito, pensati per lavorare con realtà aziendali soprattutto di medie e grandi dimensioni, sono quelli di ottimizzare i processi propri di questo settore di attività in tutte le sue fasi: ricevimento, smistamento, raccolta, consegna interna, spedizione di documenti e pacchi.

Gestione sicura della corrispondenza e vantaggi dei servizi integrati

Sevitalia Sicurezza Srl, Vigilanza Privata, offre un servizio di gestione della corrispondenza accurato, ampliamente testato e completo. Il nostro personale, specializzato a svolgere mansioni in questo settore, è preparato ad adattarsi alle caratteristiche e ai bisogni della tua azienda nonché ad aggiornarsi per utilizzare con efficacia e velocità il sistema documentale e le strumentazioni elettroniche ed informatiche presenti nella tua mailroom o in ogni altro luogo preposto al trattamento della corrispondenza. Nello specifico, per la corrispondenza / pacchi verso l’interno, i nostri addetti saranno in grado di provvedere a:

  • prendere in carico tutto il materiale postale, di qualunque formato, volume e da qualsiasi canale di provenienza;
  • smistare manualmente il materiale;
  • verificare la sicurezza del contenuto della posta;
  • registrare la posta secondo le prescrizioni in uso nella tua azienda (procedure manuali o informatiche);
  • effettuare la consegna ai destinatari interni alla tua azienda almeno in due momenti diversi della giornata lavorativa.

Per pacchi e corrispondenza verso l’esterno il personale del nostro Istituto di vigilanza privata saprà:

  • ritirare, contestualmente alla consegna della posta in entrata, quella da spedire;
  • distribuire la posta cartacea e i pacchi in partenza da reparti interni alla tua azienda e diretti ad altri, anch’essi interni alla stessa;
  • organizzare l’invio della posta ordinaria;
  • gestire la documentazione di invio per corrispondenza e pacchi in uscita con modalità di invio non ordinaria (raccomandate, assicurate, posta celere e quant’altro) e la successiva spedizione degli stessi.

Un servizio completo di vigilanza privata

Il nostro Istituto di vigilanza privata prevede tra le possibili fasi della gestione della corrispondenza l’espletamento del servizio di verifica della sicurezza di quanto contenuto all’interno di pacchi e corrispondenza in inbound. Si tratta di operazioni che precedono la distribuzione dei prodotti postali in entrata nei reparti e negli uffici del sito obiettivo e sono riservati a quegli ambiti operativi identificabili come a rischio di azioni terroristiche di qualsiasi entità (pensiamo in particolare ad alcuni uffici di Enti pubblici, di sedi di Organizzazioni importanti, delle stazioni ferroviarie, dei porti e degli aeroporti). Questi compiti di controllo sono effettuati attraverso l’utilizzo di strumentazioni eventualmente installabili o già in funzione nella tua struttura - le più in uso sono gli apparati radiogeni (X-Ray Scanner), apparecchiature tecnologiche che il personale del nostro Istituto addetto alla gestione dei volumi postali conosce a fondo.

Suggeriamo la presa in considerazione, nelle realtà operative “sensibili” sopraindicate, dell’inclusione, al fianco del personale non armato del nostro Istituto normalmente preposto all’amministrazione dei prodotti postali, di uno o più dei nostri operatori di vigilanza privata o sussidiaria (per saperne di più, vai a Vigilanza Fissa; Vigilanza Sussidiaria, Vigilanza privata: servizi con Unità Cinofila). La presenza di queste figure professionali offrirà, nel caso di individuazione di contenuti anomali, il vantaggio di una comunicazione immediata di allerta - via radio, parte integrante dell’equipaggiamento delle Guardie Particolari Giurate - verso la Centrale Operativa di Sevitalia Sicurezza Srl, Vigilanza Privata, a sua volta in costante e diretto contatto con le Forze dell’Ordine e / o con il corpo dei Vigili del Fuoco.

Non dimenticare di considerare, tra i vantaggi di lavorare in questo ambito con il nostro Istituto per abbattere i tuoi costi  e ricevere un servizio ancor più completo, la possibilità di aggiungere ulteriori servizi fiduciari come quello di Reception e di Gestione del Centralino.